陶元帅瓷砖7501500大板新闻发布会隆威武

陶企市场部这些都不懂，怎么组织会议？

  被誉为中国最伟大作家的曹雪芹先生讲：“世事洞明皆学问，人情练达即文章。”世间诸事，无论政治、军事、科技、民生还是文艺创作，想要大成功，始终讲究个“六字法”：“凤头、猪肚、豹尾六字是也。”

  一凤头：充分准备起要美丽

  凤头，顾名思义，就是要像凤凰的头部一样俊美、精彩。

  好的开始等于成功了一半。“夫未战而庙算胜者，得算多也；未战而庙算不胜者，得算少也。多算胜，少算不胜，而况于无算乎！”（《孙子兵法·计篇》）道出了筹划的重要性。“兵马未动，粮草先行”，打响战争第一枪的是军需官。对于只能成功的事情，怎么准备都不过分。

  会前准备包括：

  1、组建领导班子。各司其职，各负其责。

  2、明确会议内容。会议目的、时间、地点、餐饮、住宿、交通、宣传推广、与会人员、费用预算等。

  3、成立项目小组。任命组长，挑选组员。职责清晰，分工明确。充分授权，扁平管理。文案策划组、平面设计组、宣传推广组、邀约接待组、食宿交通组、新品发布组、课件研发组、音像舞美组、物资采购组等。

  4、制定详细方案。调研方案、主题方案、日程方案、分工方案、培训方案、邀约方案、推广方案、现场方案、激励方案、预算方案等。

  5、确定食宿会场。根据会议的级别确定酒店档次。食宿会场最好在一家酒店，除了降低交通成本，避免奔波之苦，更重要的是杜绝不必要的安全隐患。

  6、发出会议通知。会议主题、目的、内容、会期、与会人员，以及报到时间、地点、方式、联系人、注意事项等。

  7、制作邀请函件。可以的话，H5即可。版式美观，修改方便。成本低，效率高，易转发，更环保。

  8、印制广告物料。根据会场及会议实际情况，印制喷绘、横幅、桌牌、门型架、指示牌、产品标贴、各式证件（出席证、列席证、工作证、嘉宾证、记者证、教官证、参会证）等。

  9、购买意外保险。全员购买，一个不少。保险时长，包括往返时间。

  10、收集文件资料。PPT、音频、视频、会议指南、产品介绍等。

  11、新品研发展示。不少会议以“新品发布”、“新品订购”为主题，或者“新品鉴赏”是会议日程重要一环，这都要求提前研发或准备好产品，并做好充分展示，让人产生购买冲动。

  12、物资采购存储。水果、糕点、茶水、饮料、文具、服装等，必备物资，必不能少。

  13、活动彩排优化。特别大型会议，彩排绝不能少。从内容到形式，从主持到表演，从灯光到摄像，各个岗位、各时间段，分秒必究。

  14、召开动员大会。组织方全员参与，最后一次公布各类方案，确定会议流程，明确分工职责。凝心聚力，鼓足干劲。攻坚克难，夺取胜利。

  15、装饰布置会场。充分体现会议主题，全力营造会议气氛。搭建桁架，悬挂会标、徽记、旗帜。确定桌椅摆放形式，设置主席台，落实领导座次，设置发言台/席，摆放桌牌、话筒、适宜花卉。签到区、新品区、洽谈区、礼品区等规划合理，醒目实用。照明、通风、录音、录像、空调、投影等设备齐全、有效。

  16、试播试放文件。PPT、音频、视频等。

  17、接待服务工作。为与会人员或重要嘉宾提供接车接机、食宿医疗、文化娱乐、安全保卫等服务。提前安排好接待名单、接待车辆司机，确定上车时间、详细地点，以及是否拼车等细节问题。

  18、进行会前检查。不同人员，不定区域，交叉检查，查漏补缺。

  二猪肚：执行严谨中要浩荡

  猪的肚子饱满而圆实。有了精彩的开头，自然不能在主体上华而不实。

  马云与日本软银集团总裁孙正义曾探讨过一个问题：一个方案是一流的Idea加三流的实施；另外一个方案，一流的实施加三流的Idea。哪个好？“我们俩同时选择一流的实施，三流的Idea。”马云对阿里巴巴员工的执行力要求很严格，“阿里巴巴不是计划出来的，而是‘现在、立刻、马上’干出来的。”

  公关策划行业流行着一句话：“三分策划、七分执行”。一场活动的完美举办，更重要的是有效的落地执行。

  有计划没行动等于零！有布置没监督等于零！有发现没处理等于零！执行不到位，一切等于零！

  现场执行包括：

  19、安全永远第一。人员、水电、舞台、设备等会议安全重于泰山。宁操百倍心，不冒半分险。安全责任无小事，坚决消除一切隐患。

  20、反复检查核实。会务人员提前1小时到达会场，反复检查准备情况。广告物料，会场布置，电子设备，文件资料等一个都不能少。

  21、紧扣服务细节。搞好会议签到、材料分发、茶歇、翻译、摄影、摄像、用餐、休息等服务。

  22、核实相关人员。落实主持人、领导、嘉宾、讲师、演员等是否到齐。按预订方案组织与会人员由前向后依次就座。

  23、维持会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门。开会期间手机等调静音或震动，严禁在会场接拨电话，认真听讲，积极互动，严禁交头接耳开小会。

  24、做好会议记录。写好会议简报。

  三豹尾：善始慎终结要响亮

  豹的尾巴非常有力。结尾应表现强劲，雄劲潇洒。

  “行百里者半于九十”，此言末路之难也。会议结束，并非会务组织工作的结束。越接近成功越困难，越要认真对待，善始慎终。

  会议善后包括：

  25、检查清理会场。会议结束后，检查会场，带回剩余材料、物料等。

  26、做好会后安排。文艺招待、参观游览、联欢娱乐等。

  27、组织欢送服务。根据与会人员离会时间，出发车站、机场，提前安排车辆、司机等。特别重要嘉宾，举行隆重热烈欢送仪式。

  28、费用结算报销。餐饮、住宿、会场、交通、物料、物资等根据实际消费，予以报销结算。

  29、总结表彰大会。会务组做好会议文件收集、归档工作。根据各小组、各成员、各阶段、各环节表现，予以隆重公开的表彰奖励，以利再战！

  30、会议宣传报道。营销无处不在，宣传贯穿始终。官方媒体、行业媒体、新媒体、内刊等做好宣传报道工作，传递正能量，弘扬主旋律。统一思想，凝聚共识，落到行动，夺取胜利。

  “天行有常”，“人道有为”，“制天命而用之”（《荀子·天论》）。大自然的运行有其自身规律，只要掌握了就可以善加利用为自身服务。“凤头、猪肚、豹尾”，作为重要的方法论，指导着无数的工作实践。赢在责任心，胜在执行力。“六字法”影响深远。（撰文/黄循龙）

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